¿En busca de una herramienta de colaboración? Considera estos 5 aspectos.
Esta es la situación: Tu equipo logró entregar el proyecto solicitado al borde del plazo, pero en ocasiones parecía la escena de una comedia de absurdos. Nadie tiene realmente claras sus tareas, los temas importantes se pierden entre correos innecesarios y el orden de prioridades no fue prioritario para la mayoría.
No ponemos en duda las habilidades del equipo, sin embargo sabes que el trabajo se puede hacer de una manera mucho más eficiente, sobre todo si parte de tus trabajadores trabaja de manera remota. Para poner orden entre tanto caos existen las conocidas herramientas de trabajo colaborativo en línea, un lugar de encuentro digital para tu equipo donde gestionar proyectos y tareas, dar seguimiento y simplificar tus procesos. ¿Cuáles son nuestras opciones? Veamos.
Primero: ¿Cómo nos beneficia una herramienta de trabajo colaborativo?
Comunicación centralizada: Dudas, instrucciones, actualizaciones de estado... todo en un mismo lugar y no disperso entre mensajes de WhatsApp, correos electrónicos, informes de reuniones, etc.
Transparente: Al estar toda la información centralizada, tu equipo tiene acceso a la información de forma inmediata.
Fomenta un mayor grado de responsabilidad: Por lo general, las herramientas de colaboración incluyen asignación de tareas, plazos y hasta notificaciones sobre las fechas de vencimiento, lo que fomenta una mayor responsabilidad de tus empleados.
Facilidad de acceso para todos sus integrantes, ideal para equipos de trabajo híbridos (presencial y remoto).
¿En qué basarte al momento de elegir tu software de colaboración?
Con tantas alternativas en el mercado, encontrar la herramienta de colaboración adecuada no es tarea fácil. Entonces, ¿Qué características debe tener la herramienta adecuada? Bueno, depende de lo que se adapte mejor a tus necesidades. Para eso, pon atención a lo que te mostraremos a continuación.
1- Costo:
Dentro de la gran cantidad de opciones que se ofrecen, existen desde las herramientas gratuitas, hasta las que ascienden a miles de dólares. También puedes elegir entre las de pago mensual o anual, y las que se paga por usuario. Te recomendamos que para comenzar, analices las siguientes preguntas:
¿Cuántas personas usarán activamente la herramienta?
¿Cuál es tu presupuesto mensual para dicha herramienta?
2- Personalización:
Cada equipo se desenvuelve de forma orgánica y diferente. Por lo tanto, no hay una solución que funcione de la misma manera para todos, y es en ese sentido que es tan importante contar con una herramienta personalizable no solo para el equipo, sino además para cada miembro de manera individual.
Mientras algunos pueden sentirse cómodos con una hoja de cálculo, otros pueden trabajar mejor desde un planner o calendario. Cuanto más personalizable, más comodidad para todos.
3- Integraciones:
Probablemente en el momento en que te encuentres buscando tu software de colaboración, ya tengas otra herramienta que uses y te acomode mucho. A pesar de que lo que busca una herramienta de colaboración es simplificar y centralizar el trabajo, puede que no desees eliminar tus favoritas. ¿Tener que decidir entre la nueva o la anterior? Afortunadamente, no es necesario.
Averigua cuáles son las aplicaciones más usadas por tu equipo, y busca una herramienta de trabajo colaborativo que permita integrarlas. De esta forma te ahorrarás los malabares al momento de cambiar de una plataforma a otra muchas veces al día y tu trabajo se volverá mucho más fluido.
4- Automatizaciones:
Cuando decidiste entrar a tu carrera o actual trabajo, te imaginaste pasando horas en tareas repetitivas y mundanas? Seguro que no, pero la realidad se encargó de demostrártelo. Por suerte, existen los software de colaboración con automatizaciones del flujo del trabajo, que convertirán tus antiguas expectativas en una realidad.
Considera este punto al momento de elegir, y eliminarás el trabajo improductivo, reducirás los posibles errores y tendrás a tu equipo concentrado en lo importante.
5- Facilidad de uso:
Un gran porcentaje de trabajadores no está de acuerdo con la implementación de nuevas aplicaciones debido a tener que aprender su uso en un comienzo. ¿Conoces a alguien así? En verdad, no es tan descabellado como se puede creer.
Para que tu inversión valga la pena, y quieres que tus empleados realmente ocupen la nueva herramienta, esta debe ser simple e intuitiva de usar. Si bien, es imposible arrancar de la curva de aprendizaje en cualquier nueva aplicación, si esta es simple e intuitiva, el impacto será mínimo.
También puedes averiguar sobre los servicios de soporte al cliente que tienen las herramientas que tienes en mente, y de qué recursos dispones para facilitar el uso provechoso de tu nuevo software por parte de todos tus empleados.
¿Conoces las herramientas de trabajo colaborativo que Zen tiene para ti? Contáctanos y nuestros expertos te asesorarán para que consigas la que mejor se adapte a tus necesidades.