4 señales de que es hora de automatizar la gestión de SaaS en tu organización

Las tareas manuales se pueden automatizar para lograr resultados efectivos. Simplifica las diversas tareas de TI para operaciones SaaS fluidas en una organización. Sin embargo, es fundamental comprender cuál es el momento adecuado para automatizar las tareas de TI con una plataforma SaaSOps.

Las organizaciones practican métodos tradicionales para gestionar las operaciones SaaS. Debido a esto, las organizaciones necesitan una visión completa de la infraestructura de TI.

Dado que la adopción de SaaS ha aumentado, la gestión manual de múltiples aplicaciones SaaS se ha convertido en una tarea compleja, especialmente en organizaciones más grandes. Esta práctica tradicional de TI crea una enorme barrera para el progreso empresarial. Por este motivo, debe automatizar las diversas tareas de TI para optimizar la gestión de aplicaciones SaaS y los procesos comerciales. Esto se puede hacer con la ayuda de una plataforma SaaSOps.

La automatización de TI tiene varios beneficios cuando se agrega a su organización, esto incluye:

Minimiza la carga de trabajo de los equipos de TI y mejora la productividad.

• La precisión de las tareas de TI aumenta a medida que la automatización ayuda a reducir los errores humanos y el porcentaje de error de las herramientas es insignificante.

• Los equipos de TI que realizan tareas repetitivas consumen mucho tiempo y necesitan más tiempo para otras actividades. La automatización de TI automatizará estas tareas y le ayudará a centrarse en las tareas esenciales, aumentando la eficiencia.

La automatización de TI es más beneficiosa que administrar manualmente aplicaciones SaaS con hojas de cálculo. Esto se debe a que reduce la carga de trabajo de los equipos de TI. Pero es vital conocer las indicaciones para automatizar SaaSOps en la organización. Comprender cuándo automatizar con una plataforma SaaSOps ayuda a las empresas a tomar decisiones eficaces. 

Cuándo automatizar con una plataforma SaaSOps

Analicemos los diversos signos de por qué necesita automatizar SaaSOps en su organización y cómo puede utilizar una plataforma SaaSOps para hacerlo. 

1. Aumento del uso de aplicaciones SaaS en las organizaciones

Debido al mayor uso de aplicaciones SaaS en las organizaciones, el equipo de TI necesita ayuda para descubrir y monitorear las aplicaciones SaaS manualmente. La falta de visibilidad del equipo de TI sobre el inventario de SaaS de la empresa complica la optimización y medición de las aplicaciones SaaS, la identificación de oportunidades de ahorro de costos y la reducción de riesgos. 

Además, genera problemas importantes como la TI en la sombra, la incapacidad de descubrir las aplicaciones de la organización y la incapacidad de identificar aplicaciones redundantes y duplicadas. Esto aumenta el riesgo de ciberataques, expansión de SaaS, filtraciones de datos y gasto en SaaS. 

Para una organización resulta complejo gestionar múltiples licencias y contratos manualmente. Tienen que realizar un seguimiento de las licencias según los requisitos de la organización, lo que puede llevar mucho tiempo. Además, debe asegurarse de que los contratos cumplan con los estándares regulatorios para reducir las posibilidades de pérdida monetaria y de reputación para la organización.

Una gestión inadecuada de las operaciones de SaaS puede reducir la productividad de la organización. Aquí es cuando te das cuenta de la importancia de automatizar SaaSOps con la ayuda de una plataforma SaaSOps. Asegúrese de que los procesos comerciales funcionen a la perfección tomando decisiones de gestión efectivas. 

Las plataformas SaaSOps como Zluri ayudan a los usuarios de TI a obtener visibilidad del inventario de SaaS. Zluri ayuda a los equipos de TI a descubrir todas las aplicaciones SaaS presentes en la organización con la ayuda de 5 métodos de descubrimiento. Se trata de SSO o IDP, sistemas financieros, integraciones directas, extensiones de navegador y agentes de escritorio, que permiten a los usuarios de TI monitorear y evaluar las aplicaciones. 

Zluri ayuda a los equipos de TI a eliminar aplicaciones SaaS redundantes y duplicadas y elimina la TI en la sombra. Esto permite a las organizaciones tomar decisiones efectivas para ahorrar costos y prevenir ciberataques y filtraciones de datos.

Le ofrece el calendario de renovación, que lo actualizará sobre todos los próximos pagos y contactos de renovación para que pueda aprovechar todas las renovaciones importantes y priorizar las actualizaciones de renovación de contactos específicos configurando alertas.

Además, Zluri le ayuda a ajustar el tamaño de sus licencias y bajarlas a niveles adecuados para reducir gastos innecesarios en licencias no deseadas, lo que ayudará a su empresa a reducir los gastos de SaaS. 

Además, gestiona las licencias, suscripciones, contratos y perpetuas de SaaS en un solo lugar junto con los documentos requeridos. Puede ver el total de licencias compradas y la cantidad de licencias no asignadas. Con estos conocimientos, puede planificar la renegociación de las licencias en el momento de las renovaciones.

2. Cuando los equipos de TI consumen más tiempo en el proceso de incorporación y baja de los empleados

La incorporación y baja de empleados son partes cruciales de la organización. Este proceso agiliza el aprovisionamiento y des aprovisionamiento de aplicaciones para los empleados. Pero los equipos de TI que realizan estas tareas manualmente requieren mucho tiempo y son propensos a errores humanos. 

Puede llevar días o incluso meses, otorgar o revocar el acceso a las aplicaciones SaaS. Esto afectará la productividad de los empleados y los equipos de TI. Además, hace que el proceso de incorporación y baja de empleados sea complejo cuando se realiza manualmente. 

Automatizar el proceso de incorporación y baja de empleados con una plataforma SaaSOps ayudará a los equipos de TI a utilizar su tiempo en otros trabajos cruciales. 

Con Zluri, puedes automatizar tu proceso de incorporación. Por ejemplo, puede configurar diferentes guías para la incorporación según sus requisitos y, con unos pocos clics, puede utilizarlas al incorporar a un nuevo empleado. Esto reduce las tareas repetitivas de los equipos de TI y hace que el proceso sea eficiente. Además, puede establecer varias reglas de automatización que acelerarán el proceso con precisión.

De manera similar, con Zluri, los equipos de TI pueden revocar o cancelar el acceso durante el proceso de baja del empleado. Esto garantizará que los ex empleados no puedan acceder a los datos ni a ninguna aplicación de la organización. De ahí que se reduzcan los riesgos de seguridad y cumplimiento de la organización. Además, evita que la organización sufra filtraciones de datos o ciberataques.

3. Gran cantidad de tickets/solicitudes de aprobación de aplicaciones

Cuando un empleado requiere una nueva aplicación, los equipos de TI requieren la aprobación para acceder a la aplicación. Esto incluye generar un ticket, que el equipo de TI analice la solicitud de la aplicación y luego autorice la misma. Una vez aprobado, el empleado puede empezar a utilizar la aplicación. Pero este proceso completo requiere mucho tiempo y, por lo tanto, afecta la productividad. 

Sin embargo, el proceso de aprobación automatizado mejorará la productividad de los equipos y empleados de TI. Como resultado, pueden centrarse en otras actividades para mejorar la productividad y maximizar el retorno de la inversión general.

Zluri ofrece a las organizaciones un modelo de autoservicio: Employee App Store  (EAS). Esta tienda de aplicaciones ayuda a los empleados a acceder a las aplicaciones de su elección y reduce la carga de trabajo de los equipos de TI. Además, automatiza todo el proceso de gestión de acceso de SaaS y agiliza los SaaSOps. 

Aunque los empleados pueden elegir las aplicaciones, es el equipo de TI el que crea toda la tienda de aplicaciones para empleados. Con Zluri, puedes decidir las aplicaciones que se muestran a los empleados en la tienda de aplicaciones y controlar el acceso de los empleados. Esto también permitirá a los empleados seleccionar solicitudes más rápido y reducir el tiempo de espera para las aprobaciones.

Con EAS, los equipos de TI pueden centrarse en alcanzar objetivos para maximizar el retorno de la inversión general. Puede permitir que los empleados seleccionen las aplicaciones requeridas en la tienda de aplicaciones para empleados que aprueban los administradores de TI. 

Además, la solución mejorará la visibilidad de las aplicaciones disponibles en la organización. La tienda de aplicaciones ayuda a los equipos de TI con las aprobaciones de SaaS y la asignación de licencias a sus empleados. Simplifica el proceso de incorporación, actualiza SaaS y ahorra tiempo en tareas repetitivas de los equipos de TI. 

4. Aumento de los riesgos de seguridad y cumplimiento

En una organización descentralizada, los riesgos de seguridad y cumplimiento aumentan. Esto se debe a que tienen la libertad de elegir sus aplicaciones según sus requisitos, sin comprender la seguridad y el cumplimiento de las aplicaciones. Esto puede provocar pérdidas monetarias para la organización. 

Las organizaciones deben asegurarse de que las aplicaciones cumplan con los estándares regulatorios requeridos para evitar sanciones, lo que aumenta los gastos de Saas de la organización. 

Sin embargo, administrar manualmente las aplicaciones SaaS no le brindará una visibilidad completa del panorama SaaS de la organización. Además, las aplicaciones que aún deben descubrirse pueden generar riesgos de seguridad y cumplimiento. Por lo tanto, utilizar una plataforma SaaSOps adecuada ayudará a salvar a la empresa de riesgos potenciales. Además, eliminará las posibilidades de que se produzcan filtraciones de datos y ciberataques.

Zluri le ayuda a monitorear el acceso a aplicaciones SaaS asignando acceso autorizado a usuarios autorizados. Puede ver la información de las aplicaciones SaaS, como el nivel de riesgo, el nivel de amenaza, los eventos, etc., asociados con las aplicaciones. Puede eliminar o restringir las aplicaciones que puedan comprometer la seguridad para garantizar la seguridad de los datos confidenciales. 

Zluri no solo permite la accesibilidad, sino que también brinda alertas de análisis de riesgos para que pueda identificar y resolver el riesgo a una edad temprana. Además, puede realizar auditorías periódicas para asegurarse de que todo esté en su lugar según sus requisitos. 

Además, puede ver todas las aplicaciones y usuarios críticos de las organizaciones. 

Aplicaciones críticas

Usuarios críticos

Con Zluri, incluso puede verificar los estándares de cumplimiento de las aplicaciones SaaS y, en consecuencia, puede tomar decisiones para continuar con la aplicación.

Además, puede comprobar si los proveedores de SaaS cumplen con las directrices. En consecuencia, puede continuar comprando productos SaaS o buscar proveedores de SaaS alternativos. Zluri incluso ayuda con la compra de SaaS, garantizando los estándares de seguridad y cumplimiento.