Seis estrategias para mantener una comunicación de equipo eficaz

¿Cuál es uno de los mayores desafíos a los que se enfrenta tu equipo? Si tu respuesta es: “Mantener una comunicación de equipo eficaz”, sin duda alguna, no estás solo.

No importa lo grande o pequeño que sea tu equipo, o si diriges un equipo a distancia o en la misma ubicación. Mantener a todos en sintonía es un gran desafío.

Hay soluciones novedosas que se comunican a través de un mensaje instantáneo, otras se comparten como comentarios en el software de gestión de proyectos, ciertas instrucciones o información se envían por correo electrónico y una instrucción crucial se menciona en una conversación de chat.

Con tantos sistemas de comunicación, mantener una relación de equipo eficaz puede resultar imposible. Lo peor es que la falta de comunicación en el equipo puede tener consecuencias graves tanto para ti como para tu empresa.

Para empezar, tenemos la confusión y el caos general que causa la falta de una comunicación de equipo eficaz. La desinformación de los miembros del equipo genera frustración. El hecho de que no se cumplan los plazos establecidos o conflictos innecesarios en el grupo y una peor calidad del trabajo.

Una mala comunicación también provoca la pérdida de tiempo. Según un estudio, una empresa formada por 100 trabajadores emplea una media de 17 horas semanales aclarando información. Evidentemente, dicha pérdida de tiempo tiene consecuencias en los resultados. Ese tiempo de inactividad equivale a la cantidad de 528 443 USD cada año.

Ahora evaluemos de qué manera puede una comunicación óptima mejorar las cosas en una empresa en general.

Según Towers Watson, una consultoría de recursos humanos, las empresas con prácticas de comunicación eficaces disfrutan de un 47% más de rentabilidad para los accionistas que aquellas sin una comunicación de equipo eficaz.

Por otra parte, según un estudio sobre ROI de comunicación de Towers Watson, las empresas con comunicadores eficaces tienen 3,5 veces más de posibilidades de superar a sus iguales.

Si eres líder, eres responsable de representar el tipo de comunicación que esperas de todo tu equipo.

No es necesario explicar que una mala comunicación es algo que tu empresa no puede permitirse.

Entonces, ¿qué puedes hacer para llevar la comunicación de tu equipo al siguiente nivel? A continuación exponemos una serie de estrategias que se pueden llevar a cabo:

1. Definir funciones de forma explícita

Cuando tienes un nuevo proyecto entre manos, necesitas dejar claro a todos los participantes quién se encarga de qué, tanto si lo haces mediante conversaciones privadas, reuniones de equipo o incluso elaborando un informe en el que se listen las funciones asignadas a cada uno.

Hay una cosa más que debes dejar clara: quién se encargará de tomar las decisiones clave. Es decir, cuando surjan cuestiones o problemas, quién tendrá la última palabra sobre lo que se hará a continuación.

Estas medidas reducen de forma activa los mensajes confusos, al tiempo que acaban con la temida frase “¡Eso no es mi trabajo!”.

2. Crear un glosario de la empresa

Aunque creas que ya te comunicas de forma clara, seguramente no lo haces. Cada empresa desarrolla su propio argot o entendimiento común, lo que puede resultar abrumador para los nuevos empleados o las personas de otros departamentos.

Por este motivo, debes considerar la creación de un glosario de la empresa que todo tu equipo pueda utilizar para entender los términos que se usan con frecuencia.

Si bien este glosario puede ser una buena solución, es mejor evitar las jergas complejas en la medida de lo posible. Únicamente el 21% de las organizaciones afirma mantener una comunicación de equipo eficaz, sencilla y sin jergas. Así que haciendo el esfuerzo de simplificar el lenguaje ya estarías por delante de la mayoría de las empresas.

3. Asignar una persona de referencia

La comunicación puede resultar difícil de manejar si las peticiones no se dirigen a una persona de referencia que se ocupe de la distribución de responsabilidades.

En especial, cuando tienes un montón de cocineros en la cocina, resulta muy útil designar a una persona de referencia para que tenga conocimiento de cada mensaje relevante para ese proyecto o tarea en particular.

Quizás lo más adecuado es que esta persona sea el gestor del proyecto o incluso el jefe de departamento. Tienes toda la flexibilidad para decidir quién se ocupa de esa función. Lo importante es asignar a alguien que pueda servir como punto clave de contacto para todos los pequeños cambios y novedades que, de otro modo, podrían perderse.

Puede considerarse como un embudo. Cuando tienes tantos mensajes que provienen de diferentes partes, ayuda que vayan dirigidos a una persona organizada y bien informada que pueda ordenarlos y distribuirlos.

4. Dejar constancia por escrito

La palabra hablada puede ser poderosa, pero no hay nada como dejarlo todo por escrito.

Documentarlo todo sirve para un propósito fundamental: aportar claridad al equipo. No hay objeciones posibles si algo que se asignó o debatió, y se dejó por escrito y distribuyó a cada participante de la conversación.

Haz que cada uno de los miembros de tu equipo escriba los acciones por sí mismos al finalizar la reunión. Un estudio de la universidad de Indiana reveló que las áreas del cerebro relacionadas con el aprendizaje funcionaban mucho mejor cuando los niños escribían, en lugar de cuando estudiaban de una pizarra.

5. Usar frases de reafirmación

Incluso cuando todos los miembros del equipo hacen un esfuerzo para estar atentos, siguen produciéndose confusiones. Las personas pueden interpretar ciertas cosas de manera incorrecta o sacarlas de contexto. Es desafortunado, pero ocurre.

Por ello, el uso de frases de reafirmación después de que alguien hable puede ayudar a que todos lo entiendan de igual manera.

Aquí tienes algunos ejemplos de frases de reafirmación:

• “Para recapitular, deberíamos…”

• “Lo que he entendido es…”

• “A ver si lo he entendido bien…”

Al reservar esos minutos extra para repetir los aspectos más destacados de lo que acabas de debatir, confirmarás lo que se ha entendido de manera común y, por lo tanto, ahorrarás mucho tiempo y frustración a largo plazo.

Consejo: además de anotar las acciones, conviene finalizar cada reunión leyéndolos en alto. Esto confirma los puntos claves y las responsabilidades de todo el equipo, al tiempo que ofrece a cada uno la oportunidad de consultar las dudas necesarias.

6. Establecer normas para los canales de comunicación

Desde los mensajes instantáneos hasta los correos electrónicos, pasando por los software de gestión, tu equipo dispone de numerosos métodos de comunicación. No hay nada malo en ello. Sin embargo, debes dejar explícitamente claro el propósito de cada uno.

Se deben establecer normas claras del uso de cada canal y responsabilizar a los miembros del equipo del cumplimiento de las mismas.

Por ejemplo, quizás los mensajes instantáneos deberían reservarse para peticiones urgentes y novedades, mientras que el software de gestión deba utilizarse para todos los comentarios y preguntas que están específicamente relacionados con ese proyecto.

Tienes la flexibilidad de decidir lo que es más adecuado para tu equipo. Pero una vez que hayas establecido el propósito de cada canal de comunicación, documéntalo (acuérdate de la importancia de dejar constancia por escrito) para que todo el equipo tenga una referencia y, después, asegúrate de que se siguen dichas normas.

Si recibes un mensaje en el lugar incorrecto, señálalo para que todo el equipo entienda los métodos que funcionan mejor en cada tipo de comunicación.

¿Cómo puedes mejorar la comunicación de tu equipo?

Conseguir una comunicación de equipo eficaz, independientemente del tamaño, es todo un desafío, pero no es negociable.

Para evitar conflictos innecesarios, aumentar el compromiso y la productividad, y generar un trabajo de mayor calidad en general, es imperativo que los miembros de tu equipo se encuentren en sintonía.

Afortunadamente, existen tácticas que puedes poner en práctica para mantener a todos en dicho nivel. Entre ellas se incluyen:

• Definir de forma clara las funciones de los miembros del equipo

• Crear un glosario de la empresa

• Asignar una persona de referencia para proyectos específicos

• Documentar las conversaciones

• Usar frases de reafirmación

• Establecer normas específicas para los canales de comunicación

Optimizar la comunicación dentro de las empresas implica una serie de ventajas y oportunidades que tu organización debería capitalizar para obtener significativos beneficios. De esta forma podrás crear entornos de trabajo óptimos y asegurar el éxito sostenible.